«Simplicity»: Einfachheit ist besser - aber nicht einfach!
Viele Dienstleistungen der öffentlichen Hand sind anspruchsvoll und kosten Zeit ... und sie werden laufend komplexer. Es gilt den neuen Bedürfnissen und Anforderungen der Bürger rasch und schnell gerecht zu werden. Dies führt hinter den Kulissen zu erhöhtem Zeit- und Ressourcenaufwand, leider verpufft der erhoffte Mehrnutzen oftmals oder geht in Unübersichtlichkeit unter. Die Lösung lautet: «Simplicity»! Eine Lösung ist dann einfach, wenn sie:
- mit geringerem Aufwand mehr Nutzen erzielt (Effizienz),
- die Durchlaufzeit eines Prozesses verringert (Zeitersparnis),
- die Sicherheit oder Qualität eines Prozesses steigert (Stabilitätsgewinn),
- die Anwendbarkeit und Verständlichkeit erhöht (Praxistauglichkeit),
- die Kosten senkt (Kostenreduktion).
Bei der Anwendung der «Simplicity» steht das strukturierte Hinterfragen des Gewohnten im Vordergrund. Folgende Schlüsselfragen sind Voraussetzungen für die Einfachheit:
- Was soll mit Blick auf die Dienstleistung resp. den Prozess vereinfacht werden (à Fokussierung)?
- Für wen soll die Dienstleistung resp. der Prozess vereinfacht werden (à Kundenorientierung)?
- Warum soll das Produkt/die Dienstleistung resp. der Prozess vereinfacht werden (à Mehrwert)?
- Wie soll die Dienstleistung resp. der Prozess konkret vereinfacht werden (à Innovation)?
Bei der Entwicklung einfacher Lösungen sind u.a. folgende «Simplicity»-Ansätze massgebend: Beim «Restrukturieren» steht die Idee im Zentrum, Bestehendes zu hinterfragen, um eine neue Ordnung in den Abläufen zu schaffen und die Prioritäten neu zu definieren. Beim «Weglassen» braucht es den Mut, etwas, das keinen unmittelbaren Mehrwert bietet, ersatzlos zu streichen. Die Konzentration auf das Wesentliche steht im Vordergrund. Beim «Ersetzen» werden Möglichkeiten geprüft, um aus einer bestehenden Funktion alternative Lösungen abzuleiten.
Bei der Anwendung der «Simplicity»-Ansätze liegt das Potenzial, Dinge neu anzugehen und Innovationen zu schaffen, die die Leistungserbringung der öffentlichen Hand vereinfachten. Gerade nach der Pandemie gilt es, diese Entwicklungen hin zur Einfachheit mit Struktur und einer gewissen Schaffensfreude weiter voranzutreiben.