In Zeiten knapper Kassen muss die öffentliche Hand verantwortungsvoll mit ihren Ressourcen umgehen. Doch anstatt Aufgaben zu streichen, bietet eine Aufgaben-/Ressourcenanalyse (ARA) die Möglichkeit, gezielt Prioritäten zu setzen und die Effizienz zu steigern. Durch die (quantitative) Analyse der bestehenden Aufgaben wird eine fundierte Diskussionsgrundlage geschaffen, die dem Leitungsteam (Direktion, Abteilungs- bis hin zur Projektleitung) hilft, die relevanten Aufgaben zu identifizieren. Das Motto «Tue das Wichtige richtig» steht dabei im Zentrum: Es geht nicht darum, möglichst viele Aufgaben zu erledigen, sondern die relevanten Aufgaben konsequent und effektiv anzugehen. Indem die Aufgaben konsequent an den verfügbaren Ressourcen ausgerichtet werden, kann die Leitung sicherstellen, dass die zentralen Aufgabenbereiche gestärkt werden. So werden die öffentlichen Mittel optimal eingesetzt und die Qualität der Leistungserbringung ist optimiert.

Wie ist die Methodik? Auf Basis einer tabellarischen Erfassungsvorlage (mittels Excel oder Online-Umfrage) werden den im Fokus stehenden Aufgaben die zur Vorbereitung respektive Umsetzung aktuell benötigten Ressourcen (in Stunden oder Tagen) zugewiesen. Zudem werden pro Aufgabe auch ressourcenbezogene Entwicklungstendenzen (zunehmend oder abnehmend) erhoben, inklusive Begründung. Als Beispiel: Die Direktion eines Amtes überprüft mittels ARA die im Rahmen der Amtsstrategie definierten strategischen Initiativen. Jedes Mitglied der Direktion macht seine persönliche Einschätzung zum aktuellen sowie künftigen Ressourceneinsatz für deren Umsetzung. Die Auswertung zeigt, dass gewisse strategische Initiativen im Vergleich viel mehr Ressourcen brauchen als andere, obschon deren Wirkung für das Amt mit einer untergeordneten Bedeutung qualifiziert wird. Die Direktion kann so in der Diskussion «objektiviert» strategische Initiativen ein- bzw. zurückstellen; dies zu Gunsten der strategisch relevanten Initiativen.

Wo liegt der Vorteil? Die ARA ist der Schlüssel zu einer strategischen und nachhaltigen Ressourcenallokation. Sie ermöglicht es, klare Schwerpunkte zu setzen und sicherzustellen, dass das, was wirklich zählt, richtig und mit vollem Einsatz erledigt wird.